Por que o GED é Vantajoso?

Há duas respostas para esta questão: conveniência e o custo/benefício. Enquanto o primeiro pode ser um fator motivador pela decisão tomanda em adquirir um sistema de GED, o segundo é a melhor razão para se fazer o investimento.
Um sistema GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS coloca os documentos de um arquivos inteiros na ponta de seus dedos, isto pode ser traduzido em economia de tempo e na melhoria de produtividade. Por exemplo, considere os passos exigidos para recuperar um documento em um arquivo tradicional:
1. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo
2. Dirija-se o arquivo apropriado
3. Encontre a gaveta apropriada
4. Procure a pasta de papéis apropriada na gaveta
5. Ache o documento na pasta de papéis
6. Volte à sua escrivaninha com o documento
7. Use o documento
8. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo
9. Abra a gaveta apropriada no arquivo certo
10. Ache a pasta de papéis apropriada na gaveta
11. Devolva o documento a sua pasta de papéis
12. Volte à sua escrivaninha. No exemplo acima, nós fizemos uma descrição detalhada de uma rotina para encontrar um documento em um arquivo com documentos de uso comum de uma empresa . Foram listados doze passos para recuperar e rearquivar um único documento. Porém, em um sistema de arquivo as coisas nem sempre acontecem do modo que supomos.
Por exemplo, considere o seguinte:
1.O documento pode estar com outra pessoa, assim você não pode utilizá-lo. Esta é uma dupla perda de produtividade: não só você é impossibilitado de completar a tarefa que requereu o documento, como foi necessário reagendar a tarefa para mais tarde em um momento mais conveniente. Entretanto, se a outra pessoa esqueceu que está com o documento, este pode levar algum tempo para ser devolvido.
2.O documento poderia ser extraviado; isto lhe exigirá que execute uma procura manual nos locais onde o documento poderia ser logicamente achado. Por outro lado, alguém poderia ter arquivado o documento simplesmente aonde fosse mais conveniente e não aonde realmente deveria ser.
3.Se em sua empresa não é permitido que os documentos permaneçam em suas mesas, você terá que fazer uma cópia do documento. Esta cópia tem um custo que,ao final do mês, muitas vezes é alto. Além disso, para fazer a cópia do documento recém achado e a copiadora estiver ocupada, você terá que esperar enquanto a outra pessoa desocupe a máquina. Finalmente, você pode terminar com várias cópias do mesmo documento, ou com uma cópia antiga e desatualizada de um documento importante que foi modificado recentemente.
4. Se os arquivos e as gavetas não são claramente identificados, você pode entrar em uma longa procura. Este é um problema encontrado quando ninguém foi designado para a manutenção do sistema de arquivos.
5. Qualquer telefonema recebido durante o tempo em que você está longe de sua escrivaninha permaneceria sem resposta ou terminaria em correio de voz. O correio de voz, enquanto conveniente, requer que todas as outras atividades sejam paradas enquanto as mensagens são escutadas e anotadas.
Enquanto muitas das frustrações individuais listadas acima podem não parecer tão problemáticas, a quantidade de tempo consumida mensalmente por cada pessoa em uma empresa que apresenta estas situações poderá ser considerável. Há outra consideração, como as empresas que atendem e interagem extensivamente com clientes via telefone. No exemplo acima, seria exigido a esperar do cliente ao telefone, enquanto foi-se buscar algum documento. Se o cliente está usando uma linha "toll-free", a própria chamada de telefone está custando à empresa uma quantia considerável. Multiplique este problema por várias pessoas, e o custo fica bastante significativo.